Приложение 51

Реквизиты служебных документов

1. Государственный герб Российской Федерации (на угловом штампе).

1. Наименование организации. Министерство обороны имеет наименования: полное - Министерство обороны Российской Федерации;

сокращенное - Минобороны России.

2. Должность лица, подписавшего документ. Указывается штатная должность лица, подписывающего документ. В случае временного исполнения обязанностей (должности) дополнительно указывается временно исполняющий обязанности (врио) или временно исполняющий должность

(врид) соответственно. О возложении временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира

(начальника), а должности – только вышестоящего командира.

3. Подпись должностного лица. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах предоставленных полномочий. В состав подписи входят: наименование занимаемой должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование занимаемой должности не указывается), воинское звание (при наличии),

личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).

Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив,

приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется:

а) в воинской части (на корабле), соединении - командиру и его заместителям (старшему помощнику командира корабля);

б) на судне - капитану и первому помощнику;

в) в учреждении, на предприятии, в организации - начальнику

(руководителю) и его заместителям.

Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц, которым настоящей Временной инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

4.Вид документа (приказ, директива, распоряжение и т.п.).

5.Место составления (издания) документа. Указывается, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или

«Справочные данные об организации».

6.Справочные данные об организации: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номер факса, адрес электронной почты и т.д.).

7.Адресат указывается на верхней правой стороне бланка с угловым штампом или на первой странице листа, если документ подготовлен не на бланке и может состоять из следующих частей:

наименование воинской части (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже).

Каждая из составных частей адресата печатается с новой строки через

1 межстрочный интервал, а каждая строка реквизита центруется по отношению к самой длинной строке (не более 10 см), которая ограничивается правым полем. В наименованиях адресата сокращения в наименованиях организаций и должностях не применяются. Инициалы и фамилия печатаются прописными буквами, например:

Директору открытого акционерного общества

«32 судоремонтный завод» В.А.КОРАБЛЕВУ

При адресовании служебных документов не более чем в четыре адреса слово «Копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не печатается. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

Адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

Например:

Начальнику управления вооружения Московского военного округа

Начальнику 1173 базы хранения резерва танков Командиру войсковой части 44144

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки (указатель рассылки) и на каждом документе проставляется только один адресат.

Например:

Командирам воинских частей Только: командиру войсковой части 83420

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,

затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения

и архивного дела» Профсоюзная ул., д. 82, г. Москва, 117393

При адресовании служебного документа должностному лицу без указания его фамилии указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и его почтовый адрес.

Например:

Военному комиссару Читинской области

131782, г. Чита, 1

Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию.

Например:

Командиру войсковой части 25801 119160, г. Москва

При адресовании документа физическому лицу элементы почтового

адреса на почтовых отправлениях указывают в последовательности,

установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) фамилия, имя, отчество;

б) название улицы, номер дома, номер квартиры;

в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

г) название района;

д) название республики, края, области, автономного округа (области);

е) название страны (для международных почтовых отправлений);

ж) почтовый индекс.

Например:

Ивановой Марине Петровне ул. Пионерская, д. 2, кв. 45,

г. Москва, 117614

9. Дата документа – это дата его подписания (для приказов, писем,

справок и т.п.), дата его утверждения (для планов, отчетов и т.п.) или дата события, которое в нем зафиксировано (для постановлений, протоколов,

актов и т.п.). В состав даты входят число, месяц и год. При подготовке проекта служебного документа печатается только обозначение месяца и года.

Дата служебного документа проставляется собственноручно должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты служебных документов оформляются словесно-цифровым и цифровым способами.

Словесно-цифровой способ применяется при оформлении даты на распорядительных служебных документах, протоколах, финансовых документах, служебных письмах, записках, телеграммах и в текстах этих документов. Например: 15 августа 2009 г.

При оформлении даты других документов (в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т.п.) допускается применение цифрового способа. Например: 14.03.09 или 14.03.2009 (арабскими цифрами, точка после года не ставится,

буква «г» не употребляется).

10. Регистрационный номер документа (индекс документа) - это

порядковый номер служебного документа с начала календарного года.

Реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение,

присваиваемое служебному документу при его регистрации. Допускается проставлять отметку о поступлении служебного документа в виде штампа с указанием даты его поступления (при необходимости - времени поступления).

11. Наименование документа (заголовок) включает в себя краткое содержание документа и должно быть согласовано с видом документа.

Служебный документ формата А4 должен иметь заголовок (документ объемом не более одной страницы может составляться без заголовка).

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем?»: «О выделении...», «Об утверждении...», «О командировании...».

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от реквизита «Вид документа» и

располагается: в служебных письмах - от левой границы текстового поля, а в приказах, директивах, положениях, инструкциях и других служебных документах выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1

межстрочный интервал.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5.

12. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа. Он должен быть кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Основной текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа может состоять из вводной части, содержащей

обоснования, причины и цели его составления, и основной, в которой излагаются выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.

Основной текст наставления, руководства, регламента, инструкции,

правил может подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты.

Разделы нумеруются арабскими цифрами или прописными буквами русского алфавита, главы - римскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - арабскими цифрами (или строчными буквами) с

закрывающейся круглой скобкой. Разделы и главы имеют заголовки и сквозную нумерацию. Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.

После цифровых или строчных буквенных обозначений с закрывающейся круглой скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенного обозначения.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Враспорядительных служебных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРОШУ»).

Вслужебных письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем в Ваш адрес»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»;

от третьего лица единственного числа («Министерство обороны Российской Федерации не возражает»).

13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

включает в себя исходящий номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит обязателен для ответных писем и располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», состоит из постоянной части: «На № »,где затем ставится номер и дата документа, ответом на который является это письмо.

14. Отметка о наличии приложений.

Если к служебным документам (кроме распорядительных служебных документов) прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова «Приложение», которое печатается с красной строки.

После слова «Приложение» ставится двоеточие.

Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: в 2 экз. на 5 л. каждый.

Если приложение не названо в тексте, то указывается его наименование, число экземпляров и число листов; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание... в 3 экз. на 4 л. каждый. 2. Смета расходов... в 2 экз. на 3 л. каждый.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

Приложения: согласно описи на ... листах.

Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова «только адресату», если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и т.д.

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется строчными буквами (начиная с прописной) слово «Приложение», а ниже следует наименование распорядительного служебного документа в согласованном роде и числе, его дата и номер. Например:

Приложение к приказу Министра обороны Российской Федерации 2009 года № 170

Приложения к проекту распорядительного служебного документа должны быть подписаны начальником подразделения, готовившего проект этого документа, или его вышестоящим начальником. Реквизит «Подпись должностного лица» оформляется полужирным шрифтом, при этом должность оформляется прописными буквами центрованным способом.

Например:

НАЧАЛЬНИК АВТОБРОНЕТАНКОВОЙ СЛУЖБЫ МОСКОВСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА полковник

И.Петров

15. Гриф согласования оформляется при согласовании проекта служебного документа с неподчиненными или сторонними организациями

(внешнее согласование). Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово

«СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское звание, подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра транспорта

Российской Федерации И.Фамилия

«10 » июля 2009 г.

16.Гриф утверждения.

На служебных документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Гриф утверждения документа должен состоять из слова

«УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, наименования должности, воинского звания и личной подписи лица, утверждающего документ, ее расшифровки (в виде инициала имени и фамилии) и даты (печатается словесно-цифровым способом). Каждая составная часть грифа утверждения документа печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем. Слово

«УТВЕРЖДАЮ», наименование должности располагаются центровано,

воинское звание и дата - по левому краю (полю) самой длинной строки,

инициал имени и фамилия - по правому краю (полю). Например:

УТВЕРЖДАЮ Командир войсковой части 83420

генерал-майор

В.Зеньков

«10 » января 2009 г.

17.Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, воинское звание, инициал имени и фамилия) и дату визирования. При согласовании документа внутри воинской части виза оформляется на проекте служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа.. В случае несогласия с проектом служебного документа имеющиеся замечания, особые мнения и дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, при этом реквизит

«виза» дополняется словами «Согласовано с замечаниями», помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах распорядительных служебных документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами,

управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования.

18. Оттиск печати. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на служебных документах,

требующих особого удостоверения их подлинности. Порядок использования центральными органами военного управления печати с эмблемой

Министерства обороны определен отдельным перечнем.

19. Отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись должностного лица» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего

копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:

Верно

 

 

Начальник отдела кадров

Подпись

А.Петров

« 17 » июня 2009 г.

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати установленного образца.

20. Отметка об исполнителе делается в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа служебного документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер служебного телефона.

Например:

Исп. И.И.Петров Тел. 696-89-00

21. Указания по исполнению документа содержат: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,

подпись, дату. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

22.Отметка о контроле документа обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

23.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя (его начальника) и дата.

24. Отметка о конфиденциальности.

Реквизит об ограничении доступа к документу свидетельствует об особом характере информации, ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу. Отметка печатается без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа выше реквизита «Адресат» или «Гриф утверждения» и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к нему.

На приложениях к распорядительным служебным документам отметка печатается в правом верхнем углу выше слова «Приложение к ...» без указания номера экземпляра. Например:

Для служебного пользования Экз. № 3

УТВЕРЖДАЮ Командир 20 мотострелковой бригады

полковник

А.Ульянов

« 10 » августа 2009 г.