Основным методом руководства и управления войсками (силами) является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием информационных систем, средств связи и других технических средств.
Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать средства связи или информационные системы или когда законодательными, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или правовыми актами Министерства обороны предусмотрено составление письменного документа.
В Вооруженных Силах составляются (издаются) и применяются следующие виды служебных документов:
Приказ – основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром воинской части (начальником организации, учреждения).
Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части (приложение 48), по боевой подготовке и другим вопросам, право, регламентировать которые, ему предоставлено.
Приказы подписываются командиром (начальником) воинской части и начальником штаба воинской части. В воинской части, где воинская должность начальника штаба воинской части не предусмотрена штатом, приказы подписываются командиром (начальником) воинской части единолично.
Приказы командира (начальника) воинской части изготавливаются на средствах вычислительной техники, а при их отсутствии печатаются на пишущих машинках или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера.
Директива – распорядительный служебный документ, содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск (сил) боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил). Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями (командованиями).
Приказы и директивы издаются во исполнение законов, актов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и директив вышестоящий командиров (начальников), а также в инициативном порядке.
Приказание – распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.
Указания – распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов (директив) и других актов вышестоящих органов.
Постановление – документ, содержащий решение коллегиального органа или должностного лица (постановление Военного совета, постановление о возбуждении уголовного дела и др.).
Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.
Устав - правовой акт, регламентирующий повседневную деятельность военнослужащих, жизнь, быт и несение службы в Вооруженных Силах, подготовку личного состава, а также определяющий основы подготовки и ведения боя (боевых действий) подразделениями, воинскими частями и соединениями. К уставам также относятся учредительные документы организаций Вооруженных Сил.
Наставление, руководство, инструкция, правила, регламент определяют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц.
Распоряжение - распорядительный служебный документ по вопросам управления имуществом Вооруженных Сил, а также служебный документ, посредством которого командирами (начальниками) ставятся задачи в соответствии с предоставленными полномочиями.
Представление - служебный документ установленной формы, содержащий сведения по вопросам представления:
План – служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и пр.
Отчет, доклад – служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведения мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).
Донесение - служебный документ, разрабатываемый в целях представления определенных сведений вышестоящему командиру (начальнику) по оперативным и мобилизационным вопросам, службе войск, состоянию воинской дисциплины, обеспеченности вооружением, военной техникой, другими видами снабжения войск (сил) и иным вопросам.
Договор, контракт - документы, фиксирующие соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующие эти отношения.
Перечень - систематизированное перечисление документов или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований.
Протокол – служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и т.д.)
Акт – служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и т.д. несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.
Телеграмма – служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.
Справка – описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию служебных документов.
Рапорт - служебный документ, докладываемый командиру (начальнику) по устанавливаемой форме.
В рапорте излагаются вопросы, связанные с выполнением служебных обязанностей, несением службы и др. В виде рапорта оформляются также заявления, предложения и личные просьбы военнослужащих.
Служебный документ должен отвечать следующим требованиям (приложение 49):
Служебный документ должен быть написан служебно-деловым стилем с соблюдением правил русской орфографии и пунктуации, кратко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Вооруженных Силах, и употребляться в одном и том же значении. При составлении служебных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями и не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.
Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью «Для телеграмм».
При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3 км.). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 24 изделия). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).
Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: наименование, дата и номер документа».
При ответах на запросы и поручения после наименования адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: «На № 137 от 09.12.98 г.». Если ответ оформляется на бланке (листе) с угловым штампом организации, где предусмотрено место для номера и даты документа, на который дается ответ, то указанный номер проставляется только на угловом штампе.
Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.
На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись:
«Срочно – доставить к __» (указывается время, к которому необходимо доставить документ).
Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов «утра», «дня», «вечера» и «ночи».
В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и государственных наград. Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования воинских частей, которым присвоены условные наименования.
При изготовлении служебных документов машинописным способом или с помощью других технических средств рекомендуется применять текстовый редактор WinWord или другой совместимый с ним формат с использованием шрифта Times New Roman Суг размером № 12-16 через 1-2 межстрочных интервала (для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером № 12). Документы, представляемые Министру обороны Российской Федерации, подготавливаются с применением шрифта размером № 16.
Отдельные документы (заявление, анкета, объяснительная записка, рапорт и т.п.) разрешается писать от руки.
Служебные документы составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах бумаги белого и светлого тонов и оформляются, как правило, на бланках, на стандартных листах формата А4 (210 Х 2 97 мм) или А5 (148 Х 210 мм) либо в виде электронных документов. При оформлении отдельных служебных документов (расписания занятий, план-календарь и т.п.) допускается использование бумаги формата A3 (297x420 мм) и большего формата.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля (приложение 50) размером не менее:
При создании служебных документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, должно иметь самостоятельную нумерацию. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.
Служебные документы должны иметь угловые штампы или бланки с угловыми штампами и установленный состав, расположение и оформление реквизитов. Состав реквизитов служебного документа определяется его видом и назначением.
Служебные документы могут иметь следующие реквизиты (приложения 51, 52):